Results / Ergebnisse / Résultats
beyond day-two-day responsibilities / jenseits der Verantwortung des Tagesgeschäfts / au-delà des résponsabilités quotidiennes
2021: to be continued.....
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2020: Absorb Corona shock whilest maintaining full operational readiness
- Instrumental in bringing the entire day2day operations of Ubisoft into the home office well ahead of the curve (starting late Febuary 2020).
- Maintain full operational readiness of the Finance Department
- Closure and audits all conducted under home office conditions
- Managing demanding credit limit situations during a successful peak season
2019: Transition phase, starting to move from a sales&distribution model to an engagement hub model
- Prepare the organisation to address a new functions, less hardcore B2B-sales oriented and more focused on the enduser / gamer and his/her needs
- Support the core team with new (non-financial) KPIs centered around :
- acquisition
- retention and
- monetization of Ubisoft games
- Organizational support during the alignment of the local branch towards the new objectives
- Using low workload (resulting from lackluster portfolio performance and important product delays) to start digitalizing the last “traditional” processes in the department
2018: Logistical restart, internal reorganisation, tax audits, data science and GDPR
- Managed financial, tax and accounting part of major international logistics reorganisation with large impact on commercial flows and VAT
- Reorganised Finance team to anticipate impact of digitalization on core business
- Broader scope with less headcount
- Focus on analysis and adding value
- Established proper process documentation for all relevant commercial processes
- Drive the company to be more data centric:
- upgraded static reporting on actuals and plans to dynamic and explorable database-driven BI-system (aka: from Excel to Tableau)
- Provided Marketing with new data sources for better decisions in day-to-day business
- Successful GDPR transition, contributing to a full and timely compliance of the local organisation
- Terminated Fiscal Audit, shielding company from major task risk
2016 - 2017: Reorganisation and ERP-updates
- Finance planned and supported a major reorganisation of the local corporate structure, anticipating digitalization-induced market changes:
- Closing down two smaller distribution operations in Austria in Switzerland
- Outsourcing of the German field sales force
- Successful upgrade to new ERP software version
- Constantly improving internal processes to improve the bottom line and remain reactive to customer demands
- Department sustained major workload peak due to botched performance of new 3rd party logistics provider.
2014 - 2015: improved Controlling & wider international scope; data protection & privacy
- Introduced Marketing Information Tool (MINT) to monitor all marketing expenditures:
- better planning
- better visibility
- Managed integration of further international sales operations into the local accounting responsiblity
- Czech Republic, Slovak Republic and Hungary
- Taking on responsibility as Data Protection Officer
2012 - 2013: transition to pure distribution orientation
- Managed handover to dedicated Finance Team for BlueByte Studio due to their high growth and the very different approach to planning & reporting of a development studio, making load balancing within a single team impossible
- Taking on responsibility for Swiss distribution unit (S.A.)
- Optimization of commercial and logistical processes with customers (e.g. VMI-introduction; “Vendor-Managed Inventory)
- Settling accumulated open questions on commercial terms and processes with major customers.
- Defend the corporate transfer pricing policy in the 2nd general tax audit.
2010 - 2011: scaling things up & optimizations
- Contributing to the scaling up of
- The Polish Distribution
- The growth of the Blue Byte Studio thanks to Free2Play games
- Managed major ERP upgrade (PeopleSoft) with the Accounting Team
- Major corporate reorganization
- Liquidation of M&A-leftovers
- Realizing major tax savings thru preserving tax loss carryovers thru period of legal changes
- Realized high 6-figures savings on logistic costs thru renegotiation of existing contracts
2009: the first year - a steep learning curve
- Responsibility for all fincancial matters of the Ubisoft distribution in Germany and Austria
- Responsibility for all financial matters of the BlueByte Studio
- Stopped high headcount churn in Finance Department of Ubisoft GmbH (German and Austrian distribution of Ubisoft retail products)
- Terminated ongoing tax audit with very satisfactory outcome
- Contributed to setting up the Ubisoft distribution in Eastern Europe via the creation of a permanent Establishment in Warsaw
2021: wird fortgesetzt....
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2020: Absorbieren des Corona-Schocks bei voller Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft
- Wegweisend bei der frühen Verlagerung aller Arbeitsprozesse ins Home Office (schon ab Ende Februar 2020)
- voller Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft der Finanzabteilung unter 100% Home Office Bedingungen
- Reibungslose Durchführung von Jahresabschlüssen und Prüfungen
- Mangement herausfordernder Kredit-Limit-Situationen mit den Kunden angesichts einer erfolgreichen Hauptsaison
2019: Übergangsphase, weg von reinem B2B-Vertrieb hin zu einem "engagement hub"
- Vorbereitung auf eine Verlagerung der Kernfunktion des Unternehmens, weg von reinem B2B-Vertrieb hin zu einer Konzentration auf das “engagement” mit dem Endkunden / Spieler*in
- Unterstützung der Kern-Teams mit neuen (oft nicht-monetären) KPIs
- Kundengewinnung
- Kundentreue
- Monetarisierung der Ubisoft-Spiele
- Organisationelle Unterstützung während dieser Neuausrichtung
- Nutzen der teilweise schwachen Arbeitsauslastung (in Folge einer weit unter den Erwartungen bleibenden Portfolio-Performance und wichtigen Produktverschiebungen) um die Digitalisierung der letzten “traditionellen” Prozesse der Abteilung voran zu treiben.
2018: Logistischer Neustart, interne Reorganisation, Data Science und Betriebsprüfung
- Abwicklung des kommerziellen, steuerlichen und buchhaltungstechnischen Teils einer logistischen Reorganisation mit weitreichenden Folgen für die Wertflüsse und deren umsatzsteuerliche Behandlung
- Reorganisation des Finanz-Teams
- Erweitertes Aufgabengebiet mit weniger Köpfen
- Erfolgreicher Präzedenzfall für geregelten, langfristigen Altersausstieg
- Erstellung einer Prozessdokumentation für alle relevanten Wertflüsse
- Betriebsprüfung beendet mit deutlicher Reduzierung der ursprünglichen Forderungen
- Initiativen für datengetriebenere Prozesse
- Webcrawler zur systematischen Erfassung von Endkunden-Preisen
- Dynamisierung des Berichtswesen (interaktive Tableau-Reports für das Management an Stelle von statischen Excel-Dateien)
- Identifikation neuer Datenquellen für das Marketing, um bessere Entscheidungen treffen zu können
- Erfolgreiche Überführung von datenschutzrelevanten Prozessen zu GSDVO-konformen Lösungen
2016 - 2017: Reorganisation und ERP-Updates
- Vorbereitung und Begleitung einer umfassende Reorganisation der lokal verantworteten Gesellschaftsstruktur um die durch die Digitalisierung bedingten Marktänderungen zu antizipieren
- Schließung zweier kleinerer Vertriebsorganisationen in Österreich und der Schweiz
- Ausgliederung des deutschen Außendienstes
- Kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse für bessere Profitabilität und mehr Flexibilität bei der Reaktion auf Kundenbedürfnisse
- Auffangen von Spitzenlasten in der Abteilung, verursacht durch die schlechte Leistung eines neuen Logistik-Dienstleister
- Erfolgreicher Upgrade auf eine neue ERP Software-Version (PeopleSoft)
2014 - 2015: Verbesserungen im Controlling und breiter internationale Aufstellung; Datenschutz
- Einführung eines Markting-Informationssystems (MINT) zur besseren Verfolgung der Marketing-Kosten
- Bessere Planung
- Bessere Sichtbarkeit auf Status
- Übernahme der Buchhaltungsverantwortung für die Vertriebsoperationen in weiteren Ländern
- Tschechien, Slowakei, Ungarn
- Bestellung zum Datenschutzbeauftragten und Übernahme der entsprechenden Aufgaben und Verantwortungen
2012 - 2013: Übergang zur Konzentration auf reine Vertriebsbegleitung
- Übergabe der Finanzverantwortung für BlueByte Studio an neu geschaffenes Finanzteam zur konfliktfreien Begleitung des starken Wachstums des Studios mit völlig anderem Planungs-u. Reportingansatz
- Übernahme der Verantwortung für die Schweizer Vertriebsgesellschaft (Ubi Games S.A.)
- Optimierung der kaufmännischen und logistischen Prozesse mit wichtigen Kunden (z.Bsp. durch Einführung von VMI / Vendor-Managed-Inventory)
- Bereinigung offener Fragen hinsichtlich kaufmännischer Konditionen und Prozesse mit wichtigen Kunden
- Zweite große Betriebsprüfung ohne Beanstandungen beendet
2010 - 2011: Erweiterung und Optimierung bestehender Aufgaben
- Beitrag zum weiteren Gruppenwachstum duch Begleitung
- des weiteren Aufbaus der polnischen Vertriebsniederlassung
- des starken Wachstums des BlueByte Studios dank dessen Engagements bei Free2Play Spielen
- Bewältigung eines schwierigen ERP-updates mit dem Buchhaltungs-Team
- Gesellschaftsrechtliche Bereinigung
- Liquidation von Akquistionsüberbleibseln
- Realisierung von Steuereinsparungen dank einer sehr eng terminierten Fusion vor Inkrafttreten steuerrechtlicher Änderungen
- Hohe 6-stellige Einsparungen bei Logistik-Kosten durch Neuverhandlung alter Verträge
2009: Das erste Jahr - eine steile Lernkurve
- Verantwortung für alle Finanzaspekte der Ubisoft Vertriebsgesellschaft für Deutschland und Österreich
- Vernantwortung für alle Finanzaspekte des BlueByte Studios
- Beendigung der hohen Mitarbeiter-Fluktuation in der Finanzabteilung
- Abschluss einer laufenden Betriebsprüfung mit gravierenden bilanziellen Auswirkungen
- Erste Schritte beim Aufbau einer völlig neuen Vertriebsniederlassung in Pole
2021: à suivre....
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2020: Absorption du choque COVID, toute en maintenant un état de fonctionnement complet
- Ouvrant la voie au transfert anticipé du travail entier vers le bureau à domicile (dès la fin février 2020).
- Maintien complet de la disponibilité opérationnelle du département financier dans des conditions de 100% de travail à domicile
- Exécution sans faille des clotûres et des audits
- Géstion des situations difficiles en matière de limites de crédit des clients dans le cadre d’une saison de pointe réussie.
2019: Préparation d'une transistion d'une orientation vente/distribution de la filliale vers un modèle "engageent hub"
- Préparer la réorientation de la filliale vers un focus sur l’engagment du consommateur final au lieu d’un focus 100% vente B2B
- Soutien de cette réorientation avec l’approvisionnement des nouveaux KPIs (souvent non-monétaire):
- acquisition
- rétention
- monétarisation des jeux Ubisoft
- Support administratif lors du realignement organisationnel
- Utilisation de la charge de travail partiellement faible (dû à la reception peu enthousiaste du portfeuil des jeux de cette année et des retards importants) pour attaquer la numérisation des derniers processus “traditionnels” du département financier
2018: Redémarrage logistique, réorganisation interne, audit fiscal, science des données et RGPD
- Gestion de la partie financière, fiscale et comptable d’une grande réorganisation logistique avec des repercussions importantes sur les flux commerciaux et TVA
- Réorganisation du departement financier afin d’anticiper les impacts de la numérisation:
- Couvrir un périmètre plus large avec moins d’effectif
- Focalisation sur la capacité d’analyser et de créer de la valeur
- Établissment d’une documentation de tous les process commerciaux
- Pousser l’organisation d’être plus orientée données
- Passage d’un reporting statique à un reporting BI dynamique et auto-explorable
- Familiariser Vente et Marketing avec des nouvelles sources de données pour une meilleure prise de décision au quotidien.
- Passage réussi au RGPD, contribuant au respect, au sein de l’organisation locale, de la nouvelle législation dans les délais prévus
- Terminaison d’un audit fiscal, baissant considerablement les demandes initiales
2016 - 2017: Réorganisation et mise à jour de l'ERP
- Le departement financier planifiait et soutenait une réorganisation majeure de la structure légale locale, anticipant les effets de la numérisaton sur les marchés de l’entreprise:
- Fermeture de deux entités de distribution en Autriche et Suisse
- Outsourcing du service extérieur de vent
- Passage réussi à une nouvelle version de l’ERP PeopleSoft
- Amélioration continue des process interns pour une meilleure profitabilité et une meilleure reactivité vis-à-vis les demandes des clients
- Amortissement d’une augmentation durable du volume de travail de la Comptabilité, dû à la performance gaché d’un nouveau fournisseur logistique
2014 - 2015: Améliorations au Controlling, élargissement du périmètre international et protection des données et de la vie privée
- Introduction d’un système d’information Marketing (MINT) pour mieux suivre les dépenses marketing:
- planing amélioré
- meilleure visibilité sur l’état actuel
- Intégration des pays supplémentairs dans le périmètre de responsabilité de la Comptabilité
- Repuliques Tchèque et Slovaque, Hongrie
- Nomination comme délégué à la protection des données
2012 - 2013: Passage vers un rôle 100% orienté distribution
- Gestion du transfer de la responsabilité financière pour le studio BlueByte à un nouveau équipe dédié pour mieux accompagner la grande croissance du studio avec son process de planing et reporting très différent et desynchonisé de celui de la distribution
- Prise en charge de la responsabilité financière pour la distribution Suisse
- Optimisation des process commerciaux et logistiques avec des clients principaux (e.g. VMI: Vendor Manged Inventory / stock géré par le fournisseur)
- Débrouillement des questions ouvertes cummulées vis-à-vis des clients principaux relatives aux conditions commerciales et process logistiques
- Défense de la politique de prix de transfer du groupe réussie lors d’un 2ième audit fiscal
2010 - 2011: Faire croître et optimiser les opérations
- Contribution à la croissance
- Du nouveau établissment stable Polonais
- Du Studio BlueByte, grâce à leur entrée réussie dans le domaine des jeux Free2Play
- Effectuer une mise à jour majeure de l’ERP groupe, PeopleSoft, avec un effort extraordinaire de la Comptabilité
- Réorganisation légale majeure:
- Liquidation des entités restant depuis des acquisitions antérieurs du groupe
- Assurer la conversation d’un crédit d’impôts important en fusionant deux sociétés contre des délais serrés
- Réaliser des économies importantes (représentant un montant à six chiffres très élevé) en renégociant les contrats logistiques de la société
2009: Le début - une phase d'apprentissage très intensive
- Gestion de tous les aspects financiers de la distribution d’Ubisoft en Allemagne et Autriche
- Gestion de tous les aspects financiers du Studio BlueByte
- Arrêté le taux de départ élévé dans le departement
- Terminé un audit fiscal en progrès avec des enjeux important sur le bilan du groupe
- Premiers pas vers la mise en place d’une structure de distribution dans les pays de l’Est en mettant en place un établissement stable en Pologne
Responsibilities / Aufgaben / Tâches
day2day work / Routineaufgaben / rôle quotidien
Scope
- Manage Controlling and Accounting team of 10
- Manage invoicing volume of 80 – 120 Mio. Euro p.a.
- Mange planning & reporting volume of 150 – 200 Mio. Euro p.a.
Territories
- Germany
- Austria
- Switzerland
- Poland
- Czechia
- Slovakia
- Hungary
Accounting
- two audited closures per fiscal year
- local HGB accounts
- group-reporting in IFRS
- Daily operations: purchases, customer billing
- credit limit control
- documentation & compliance with all legal and fiscal rules
- internal and external audits of legal compliance with relevant environmental, anti-fraud and other rules
Controlling
- Planning: 4 x rolling forecast per year
- Reporting: on monhtly basis
- Monitoring fullfillment of objectives
- Warning on potential dangers
- Suggestions on improvements
- Provide visibility on digital revenues for 360 degree visibility on territory performance (out of scope in terms of local accounting)
- Licence audits
- Support line operations with new tools to solve business problems
Treasury
- Customer Credit Limits
- Factoring of receivables
- Cash Pooling
- FX accounts
Legal
- initiate and coordinate corporate restructuring
- contribute to M&A-activities
- negotiate directly with customers and suppliers – or provide sound recommendations for other responsible departments conducting such negotiations
- provide first local line of defense in case of potential litigations
Tax
- Local and foreign Corporate Income Tax
- Defend company position during tax audits in cooperation with group tax advisors
- Local and foreign VAT
- Assure process compliance to provide required documentation in case of audit
- Provide information for local transfer pricing documentation
Privacy
- Serve as local Data Protection Officer
- Interface inquiries from German data protection authorities and/or endusers with the group customer service and legal organisation
- Provide updates on local developments to group legal
Data Evangelist
- Driving the Finance Department to be more data centric
- Coding and data bases instead of Excel
- Dynamic, visual reporting instead of Excel
- Data discovery for other departments
- Make Sales and Marketing aware of existing data sources, such as Data Lake, Tableau Dashboards etc. and their inherent potential
- Screen current business problems for potential data-centric solutions
- Data Discovery & Visualization
- ML / DL approaches, such as Clustering, Decision Trees
- Establish Proofs of Concept for identified business problems
Umfang
- Führung von Controlling und Buchhaltungsteam mit 10 Mitarbeitern
- Faktura-Volumen von 80 – 120 Mio. Euro p.a.
- Planungs-u. Reporting-Volumen von 150 – 200 Mio. Euro p.a.
Gebiete
- Deutschland
- Österreich
- Schweiz
- Polen
- Tschechien
- Slovakei
- Ungarn
Buchhaltung
- zwei geprüfte Abschlüsse pro Geschäftsjahr
- lokale Buchführung nach HGB
- Berichterstattung der Gruppe nach IFRS
- Tagesgeschäft: Abwicklung der Debitoren-u. Kreditorenbuchhaltung
- Kreditlimit-Management
- Prozessdokumentation und Einhaltung aller rechtlich und steuerlich vorgeschriebenen Normen
- Interne und externe Prüfungen der Ordnungsmäßigkeit des betreuten Geschäfts in allen relevanten Belangen: Steuer, Umweltschutz, Anti-Korruption etc.
Controlling
- Planung: 4 x rollierende Planung pro Geschäftsjahr
- monatliches Reporting
- Verfolung der Zielerreichung
- Warnung bei drohender Gefahr bei der Zielerreichung
- Verbesserungsvorschläge
- Herstellung der Sichtbarkeit auf die nicht im eigenen Buchungskreis befindlichen Digitalumsätze
- Prüfung von Lizenzverträgen
- Unterstützung des Tagesgeschäfts mit lösungsorientierten Tool-Entwicklungen
Treasury
- Kunden-Kreditlimite
- Factoring der Forderungen
- Cash Pooling
- Fremdwährungssicherung
Rechtliches
- Anstoß und Koordination von organisatorischen Anpassungen
- Hilfestellung bei M&A-Aktivitäten der Gruppe
- Direkte Kunden-u. Lieferantenverhandlungen – oder Bereitstellung von fundierten Verhandlungsgrundlagen für die jeweils für gegebene Verhandlungen zuständige Abteilungens
- Erste lokale Verteidigungslinie im Falle von rechtlichen Fragen und Auseinandersetzungen
Steuern
- Deutsche und ausländische Unternehmenssteuer
- Verteidigung der Unternehmenssicht während der Betriebsprüfung, unterstützt durch die Steuerberater der Gruppe
- Deutsche und ausländische Umsatzsteuer
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Dokumentation für alle Prüfungsfragen
- Bereitstellung von Informationen für die lokale Ausgestaltung der Transferpreispolitik der Gruppe
Datenschutz
- Datenschutzbeauftragter des Unternehme ns
- Schnittstelle zu den zuständigen relevanten Abteilungen im Falle von Anfragen von externen Datenschutzverantwortlichen und/oder Endkunde
- Information der Rechtsabteilung der Gruppe über relevante lokale datenschutzrechtliche Entwicklungen
Data Evangelist
- Vorrantreiben datengetriebener Ansätze im Finanzbereich
- Programmierung und Datenbanken statt Excel
- Dynamisches und visuelles Reporting statt Excel
- Datenentdeckung für andere Abteilungen
- Bewußtsein schaffen bei Marketing und Vertrieb für neue Datenquellen (z.Bspl Data Lake, Tableau, Dashboard) und die daraus entspringeden Möglichkeiten
- Prüfung bestehender Problematiken auf mögliche datengetriebene Lösungsansätze
- Machbarkeitsbeispiele für solche Lösungen
- Neue Methoden und Tools bei der Entdeckung und Visualisierung von Daten
- ML / DL Ansätze wie z.Bsp. Clustering, Entscheidungsbäume oder neuronale Netze
Étendue
- Gérer un équipe de Controlling et Comptabilité de 10 personnes
- Gérer un volume de facturation de 80 – 120 Mio. Euro p.a.
- Gérer un volume de planning et reporting de 150 – 200 Mio. Euro p.a.
Territoires
- Allemagne
- Autriche
- Suisse
- Pologne
- Tschequie
- Slovaquie
- Hongrie
Comptabilité
- Deux clôtures auditées par exercise
- Comptabilité locale selon HGB (standard Allemand)
- Reporting au groupe selon IFRS
- Au quotidien: gestion de tous les aspects de la comptabilité fournisseurs et clients
- Assurer le respect des limites de crédit
- Etablir la documentation requise et assurer la confirmités avec les lois et règles pertinentes pour tous les process touchant la comptabilité
- Accompagner les audits interns et externes vérifiants cette conformité, e.g. dans le domaine fiscal, environmental ou anti-fraud
Controlling
- Planing: 4 forecasts roulants par exercise
- Reporting mensuel
- Monitoring du taux de complétition des objectifs
- Avertissement au management après la dévouverte des problèmes
- Suggestions d’amélioration
- Créer la visibilité sur les revenues digitaux dans le territoire (étant comptabilisés au niveau du groupe et ne pas au niveau local)
- Audits de licence
- Soutenir les départements opérationnels avec des outils efficaces pour repondre aux besoins quotidiens
Trésorie
- Gestion des besoins de volume de crédit par client
- Affacturage
- Cash Pooling
- Couverture des devises
Légal
- Initier et coordonner des évolutions de la structure corporative
- Assister le groupe lors des activités M&A dans le territoire
- Négotiations clients & fournisseurs directes – ou soutien des départements responsables pour telles negotiations
- Première ligne de défense en cas de litigations locales
Impôts et taxes
- Impôts de société Allemands et internationals
- Défense du point de vue du groupe lors de la mise en cause pendant les audits fiscaux (en collaboration avec les consultants fiscaux du groupe)
- TVA allemande et internationale
- Assurer l’intégralité et la conformité de la documentation des procédures internes pour les types différents d’audit
- Fournir des informations locales pour l’établissement de la politique de prix de transfer du groupe
Protection des données et de la vie privée
- Délégué officiel de la société pour la protection des données
- Interface entre les autorités et consommateurs local(e)s et les experts du groupe
- Faire suivre les informations sur l’évolution legislative et administrative locale relative à la protection des données aux experts du groupe
Data-Evangelist
- Pousser plus en avant les approches orientés données dans le department des Finances
- Programmation et bases de données au lieu d‘Excel
- Reporting dynamique et visuel au lieu d‘Excel
- Decouverte des donnée pour les besoins d‘autres départements
- Sensibilisation de la Vente et du Marketing pour nouvelles sources d’information (e.g. Data Lake, tableaux de board etc.) et leur valeur inhérante
- Examiner si les problématiques operationnelles se prêtent à une solution orientée données
- Études de faisabilité pour des telles solutions
- Evangéliser nouvelles méthodes et outils pour la découverte et visualization des données
- Approches ML / DL , e.g. Clustering, arbres décisionnels ou réseaux neuronals